In una struttura sanitaria il telefono non è un dettaglio: è il primo canale con cui il paziente prenota, disdice, chiede. Quando quel canale perde chiamate, si perde servizio. Questo progetto è nato proprio da qui.
Il punto di partenza
Il reparto IT dell'azienda ospedaliera lavorava con un centralino ormai datato: nessuna analisi delle chiamate, nessuna integrazione con i gestionali, poca reportistica. In pratica, un tasso elevato di chiamate perse e nessun modo di capire dove e perché si perdevano. Ogni sistema viaggiava per conto suo.
Cosa abbiamo fatto
Abbiamo ripensato la comunicazione attorno a due principi: semplicità per chi la usa e automazione dove serve.
- Telefonia IP con telefoni IP per le postazioni fisse
- Sistema DECT per la mobility, così il personale resta raggiungibile spostandosi tra i reparti
- App mobile per gestire le chiamate anche da remoto
- Integrazione AI delle chiamate in ingresso, collegate direttamente ai gestionali: prenotazione e disdetta degli appuntamenti automatizzate
L'impianto è stato progettato per essere facile da usare dagli utenti e gestibile da app e da remoto, senza formazione complessa.
Il risultato
Il tasso di perdita delle chiamate si è dimezzato. Le chiamate in ingresso oggi sono automatizzate con l'AI e parlano direttamente col gestionale per prenotazioni e disdette. E i responsabili hanno piena visibilità da un'unica interfaccia, dove analizzano insieme il flusso delle chiamate e degli appuntamenti.